POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DU MCS
Approuvé par le conseil d’administration le 8 septembre 2025
Introduction
Le Marathon canadien de ski Incorporée « MCS » s’engage à protéger les renseignements personnels que lui confient ses skieurs. Il ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins de l’inscription, de la prestation de services à ses skieurs dans le cadre de son événement annuel de ski de fond, de la publication des noms des skieurs inscrits et de leurs résultats sur son site Web, de la publication de photos de l’événement et des skieurs sur son site Web et de l’exploitation de sa boutique en ligne. La présente politique décrit les données que nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, comment nous les recueillons, qui y a accès, comment nous les protégeons et comment vous pouvez les consulter ou les modifier, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et à d’autres lois applicables.
Lorsque nous utilisons le terme « nous », nous parlons du MCS. Lorsque nous utilisons le terme « vous », nous désignons le skieur. Lorsque nous utilisons le terme « informations personnelles », nous entendons toute donnée qui vous identifie ou vous rend identifiable en tant que personne physique. Nous contrôlons le traitement de vos données personnelles une fois que nous les avons reçues de tiers. Si vous souhaitez nous contacter, veuillez consulter les informations figurant à la fin du présent document.
Champ d’application et consentement
En accédant à notre site web, en communiquant avec nous, en vous inscrivant à des événements ou en effectuant des achats dans notre boutique en ligne, vous acceptez les conditions de la présente politique de confidentialité et consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles comme décrit dans le présent document.
Quelles sont les informations personnelles que nous recueillons et qui les recueille ?
Nous recueillons les types d’informations personnelles suivants :
- Communication avec nous – Lorsque vous communiquez avec notre bureau, nous recueillons les informations que vous nous fournissez, telles que votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre adresse postale et toute autre information que vous nous communiquez afin de traiter votre demande.
- Site web – Lorsque vous visitez notre site web, nous ne recueillons pas d’informations personnelles telles que votre nom ou votre adresse électronique. Notre fournisseur de site web peut collecter des informations telles que l’adresse IP, le système de fichiers réseau, les temps d’accès, le nom de domaine, le type de navigateur et l’appareil, l’identifiant de l’appareil, les localisateurs de ressources uniformes, le système d’exploitation, les préférences linguistiques et des informations sur votre utilisation du site web, les pages visitées, le temps d’accès et les données des cookies, afin de nous fournir des analyses. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies par l’intermédiaire de la fenêtre contextuelle de notre site web et des paramètres de votre navigateur. Bien que nous puissions avoir accès à ces données, nous ne les collectons pas séparément de notre fournisseur. Voir notre politique en matière de cookies pour plus de détails.
- Lettre d’information – Lorsque vous visitez notre site web, vous pouvez choisir de nous fournir votre adresse électronique afin que nous puissions l’ajouter à notre système de lettre d’information, qui utilise MailChimp pour envoyer des courriels. Lorsque vous vous inscrivez à un événement, vous avez la possibilité de nous demander d’ajouter votre adresse électronique au système de newsletter.
- Inscription – Lorsque vous vous inscrivez à nos événements annuels, vous utilisez le système en ligne qui nous est fourni par un tiers – Zone4 Systems Inc. à Canmore, Alberta. Ce tiers recueille vos informations personnelles, conformément à sa politique de confidentialité, qu’il transmet ensuite au MCS. Ces informations comprennent votre nom, votre sexe, votre date de naissance, votre âge, votre préférence linguistique, votre adresse, votre adresse électronique, l’autorisation d’ajouter votre adresse électronique à notre système de lettres d’information, votre numéro de téléphone à domicile et votre numéro de téléphone portable, la personne à contacter en cas d’urgence, son numéro de téléphone, les informations médicales que vous choisissez de nous communiquer en cas d’urgence, la reconnaissance de la direction du parcours, le consentement à nos politiques de remboursement et d’annulation de l’événement, la catégorie de ski, le nom de l’équipe, le nom du club, le choix du dortoir du MCS, le choix de l’autobus interurbain du MCS, le lieu de ramassage des dossards, le don pour compenser les gaz à effet de serre, le choix du repas du dimanche, le don, et le consentement aux renonciations de Nordiq Canada et du MCS. Bien que vous payiez les frais avec votre carte de crédit et que vous fournissiez le numéro de la carte de crédit à Zone4, le MCS n’a accès qu’aux quatre derniers chiffres du numéro et au « jeton » (la symbolisation de la carte de crédit est une méthode de sécurité qui remplace les informations sensibles de la carte de crédit par une chaîne de caractères unique, générée de manière aléatoire, appelée « jeton ») afin que nous puissions traiter les frais supplémentaires ou les remboursements sur votre carte. Le paiement est traité par la banque d’affaires du MCS – Helcim Inc – qui peut voir votre nom, le type et le numéro de votre carte de crédit. Dans le système Helcim, MCS ne peut voir que votre nom, le type de carte de crédit et une partie du numéro.
- Pendant l’événement – Lorsque vous participez à notre événement annuel, nous enregistrons l’heure à laquelle vous commencez et terminez chacune des dix sections de la piste à l’aide d’une puce de chronométrage Zone4 que nous vous fournissons. Nous en avons besoin pour savoir combien de skieurs et quels skieurs se trouvent sur la piste à tout moment, à des fins de sécurité. Ces informations sont collectées par Zone4 et mises à notre disposition.
- Photographies, audios et/ou vidéos – Lorsque vous participez à notre événement annuel, nous prenons des photos et des vidéos des skieurs et des bénévoles qui peuvent inclure votre visage, votre numéro de dossard et votre prénom s’il est imprimé sur votre dossard. Lorsque vous vous êtes inscrit à l’événement, vous avez signé une renonciation nous autorisant à prendre votre photo et à la publier.
- Magasin en ligne – Lorsque vous commandez des marchandises dans notre magasin en ligne, vous nous fournissez votre nom, votre adresse électronique, votre adresse postale et votre numéro de téléphone. Le système de paiement est fourni par un tiers – Square. Vous fournissez à Square votre carte de crédit et MCS n’a accès qu’aux quatre derniers chiffres du numéro et au « jeton » afin que nous puissions traiter les frais supplémentaires ou les remboursements sur votre carte.
- Lettre d’information – Lorsque nous envoyons une lettre d’information par courrier électronique à l’aide de MailChimp, nous sommes en mesure de savoir si vous l’avez ouverte, si vous avez cliqué sur un lien ou si vous vous êtes désabonné ?
- Sondage auprès des skieurs – Si vous répondez au sondage que nous envoyons aux skieurs après chaque événement, vous avez la possibilité de fournir votre adresse électronique et d’autres informations permettant de vous identifier.
- Candidature – Lorsque vous postulez à un emploi chez nous, vous nous fournissez des informations personnelles, notamment votre expérience professionnelle et votre formation. Nous pouvons choisir de procéder à une vérification des antécédents, ce qui peut nous permettre d’obtenir des informations personnelles supplémentaires.
- Médias sociaux (par exemple Facebook, Instagram) – Lorsque vous interagissez avec nos pages de médias sociaux, nous pouvons recevoir des informations de ces réseaux sociaux, notamment vos informations de profil, votre photo, votre identifiant d’utilisateur associé à votre compte de médias sociaux, votre liste d’amis et toute autre information que vous autorisez le réseau social à partager avec des tiers. Les données personnelles que nous recevons dépendent de vos paramètres de confidentialité sur les plateformes de médias sociaux respectives.
Comment recueillons-nous vos informations personnelles ?
Nous recueillons les informations personnelles par l’une des méthodes suivantes :
- Vous nous les fournissez – La plupart des informations personnelles que nous recevons nous sont fournies volontairement par nos skieurs dans le cadre de l’utilisation de nos services, tels que la communication avec nous, l’abonnement à notre bulletin d’information électronique, l’inscription à un événement ou l’achat dans notre boutique en ligne. Vous êtes libre de choisir les informations que vous souhaitez nous fournir ou de ne pas nous fournir d’informations personnelles du tout. Toutefois, lorsque vous vous inscrivez à un événement, toutes les informations demandées sont obligatoires. Si vous ne souhaitez pas les fournir en ligne, contactez notre bureau pour explorer d’autres options. Si vous souhaitez commander des marchandises sans passer par Internet, contactez notre bureau.
- Photographe/vidéographe – Le photographe/vidéographe du MCS prend des photos des skieurs tout au long de l’événement, notamment aux points de contrôle et le long de la piste.
- Collecte à l’aide de technologies – Lorsque vous utilisez notre site web ou que vous recevez des courriels de notre système de newsletter, nous pouvons collecter des informations à l’aide de cookies et de technologies similaires.
- Fournies par des tiers – Nous pouvons recevoir des informations personnelles sur les utilisateurs de la part de tiers tels que des sites de médias sociaux, des services d’amélioration des données et des organismes chargés de l’application de la loi.
Pourquoi recueillons-nous vos informations personnelles ?
Vos informations personnelles sont collectées aux fins suivantes :
- Fournir un service à la clientèle et répondre aux demandes de renseignements
- Traiter et gérer les inscriptions aux événements
- Communiquer les détails de l’événement et les mises à jour (cela peut se faire tout au long de l’année, indépendamment de la tenue de l’événement).
- Assurer la sécurité pendant l’événement (par exemple, informations médicales et suivi des skieurs).
- Pour traiter les achats en ligne et expédier les marchandises
- Pour traiter votre demande d’emploi
- Améliorer notre site web et nos services
- Pour vous informer de notre assemblée générale annuelle
- Pour vous informer des événements futurs
- Respecter les obligations légales et réglementaires
Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées. Nous ne vendrons ni ne donnerons aucune de vos informations personnelles à des tiers pour qu’ils vous fassent du marketing.
Qui a accès à vos données ?
Les personnes ou organisations suivantes ont accès et doivent avoir accès à tout ou partie de vos données personnelles :
- Les données fournies lorsque vous communiquez avec notre bureau sont vues par le personnel de notre service clientèle. Ils peuvent décider de les partager avec le directeur de l’événement ou quelques directeurs (membres du conseil d’administration) et bénévoles dont l’aide peut être nécessaire pour répondre à votre demande.
- Toutes les informations personnelles que vous fournissez lors de l’inscription peuvent être vues par le personnel de Zone4, par le personnel du MCS (service clientèle, directeur de l’événement) et par quelques directeurs et bénévoles impliqués dans les processus d’inscription et de résultats. Certaines de ces données peuvent être consultées par notre prestataire de services de paiement, notre consultant en marketing, notre comptable et notre société d’audit.
- Diverses listes contenant diverses combinaisons de vos nom et prénom, âge, sexe, langue, catégorie de ski, numéro de dossard et de puce, choix du dortoir, lieu de ramassage du bus et du dossard, choix du dîner sont remises au personnel et aux bénévoles principaux dans les dortoirs et aux points de contrôle.
- Une liste comprenant le nom et le prénom, l’âge, le sexe, la langue, la catégorie de ski, le téléphone fixe et cellulaire, la personne à contacter en cas d’urgence et son numéro de téléphone, ainsi que les conditions médicales, n’est remise qu’à l’entrepreneur en sécurité et aux opérateurs radio principaux.
- Les listes contenant votre nom, ville, code postal, année de naissance, sexe et nom du club sont transmises à Ski de Fond Québec et Nordiq Canada à des fins d’assurance.
- Les données de chronométrage obtenues au départ et à l’arrivée de chaque section sont recueillies par Zone4 et fournies électroniquement au MCS. Elles sont vues pendant et après l’événement par l’entrepreneur en sécurité, le directeur de l’événement et les quelques directeurs et bénévoles impliqués dans le traitement de ces données. Elles sont étudiées après l’événement par le bénévole qui détermine les résultats et les récompenses.
- Les informations d’identification que vous pourriez fournir lorsque vous répondez à notre sondage auprès des skieurs sont vues par le seul membre du conseil d’administration qui administre le sondage. Lorsque les résultats du sondage sont distribués aux autres membres du conseil d’administration et au personnel, aucune information ne permet de relier les commentaires à une personne en particulier.
- Les informations relatives à votre visite sur notre site web, mais pas votre nom, peuvent être consultées par notre fournisseur d’accès à Internet et notre consultant en informatique.
- Les informations personnelles peuvent être divulguées à des tiers si la loi ou une citation à comparaître l’exige ou si nous pensons raisonnablement qu’une telle action est nécessaire pour (a) se conformer à la loi et aux demandes raisonnables des forces de l’ordre ; (b) faire valoir nos droits légaux ou protéger la sécurité ou l’intégrité de nos services ; et/ou (c) exercer ou protéger les droits, la propriété ou la sécurité personnelle de MCS, de nos partenaires, de nos employés ou d’autres personnes.
Où publions-nous certaines de vos données ?
- Lorsque vous vous inscrivez à un événement, nous publions votre nom, votre ville, votre province ou votre pays, le nom de votre club, votre sexe et votre catégorie de skieur sur notre site web. Ces informations restent sur le site web jusqu’à ce qu’elles soient remplacées pour l’événement de l’année suivante. Si vous ne souhaitez pas figurer dans cette liste, veuillez en informer notre bureau.
- Lorsque vous franchissez la ligne d’arrivée, nous annonçons votre nom, votre âge, votre ville et votre catégorie de skieur à l’aide de haut-parleurs.
- Le jour de l’événement, un lien public distribué dans le Guide du skieur et à tous les skieurs par courriel mènera à un rapport en direct sur le site Web de Zone4 avec le nom et l’heure à laquelle chaque skieur a commencé et terminé chaque section du marathon.
- Après l’événement, nous publions sur notre site web votre nom, votre sexe, votre âge, votre ville, votre province, votre numéro de dossard, votre club sur des pages séparées pour les résultats individuels (nombre de sections complétées), les prix individuels, les prix d’équipe, les prix spéciaux et les dossards permanents (une liste de toutes les légendes du CdB et des prix Weber). Certaines de ces informations restent sur le site pendant quelques années et d’autres indéfiniment.
- Sur notre site web, nous publions les photos prises lors de l’événement. Les skieurs signent un accord lors de leur inscription pour que leur photo soit prise et publiée.
Protection de la vie privée des enfants
La manifestation du MCS est ouverte aux enfants de moins de 14 ans, à condition qu’ils soient accompagnés d’un adulte. L’inscription nécessite l’utilisation de cartes de crédit, qui ne sont pas accessibles aux enfants. Nous ne recueillons les informations personnelles des enfants de moins de 14 ans qu’avec le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal, conformément à la loi québécoise.
Comment protégeons-nous les informations personnelles ?
Nous mettons en œuvre diverses mesures de sécurité pour préserver la sécurité de vos informations personnelles lorsque vous utilisez nos services. Toutefois, aucun système de sécurité ne peut être sûr à 100 % et nous ne pouvons donc pas garantir dans tous les cas la sécurité des informations que nous traitons. Si nous apprenons que des informations personnelles sont compromises à la suite d’une violation de la sécurité, nous prendrons des mesures pour enquêter et nous conformer aux obligations de notification et prendre d’autres mesures conformément aux lois et réglementations applicables.
En fonction du volume et de la sensibilité des informations, des fins auxquelles elles sont utilisées et du format dans lequel elles sont stockées, nous mettons en œuvre une combinaison de mesures pour protéger vos informations personnelles, notamment :
- Un cadre de protection de la vie privée régissant la protection des informations personnelles tout au long de leur cycle de vie. Ce cadre définit les rôles et les responsabilités du personnel du MCS, prévoit un processus de traitement des plaintes concernant la protection des informations, et traite de la conservation et de la destruction des informations personnelles.
- Les politiques et procédures internes qui définissent les rôles et responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie de l’information et limitent leur accès à ces informations selon le principe du « besoin de savoir ».
- Si les informations sont collectées ou stockées sous forme électronique, des mesures de protection techniques telles que le cryptage, les pare-feu, les mots de passe, les logiciels antivirus et autres mesures similaires.
- La désignation d’un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect par MCS des lois applicables en matière de protection de la vie privée.
- Formation des employés à la protection de la vie privée et à la sécurité des données.
Toutes les données que nous recueillons sont stockées électroniquement. Nous ne conservons pas de dossiers imprimés.
Les données d’inscription et de chronométrage sont stockées par Zone4 sur ses systèmes informatiques, conformément à ses politiques de confidentialité et de sécurité. L’accès à leurs bases de données nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe autorisés. L’accès à ces bases de données n’est accordé qu’au personnel du MCS, aux directeurs, aux contractants, aux bénévoles et aux personnes qui ont besoin de savoir.
Les informations personnelles sont exportées de Zone4 vers des feuilles de calcul gérées par le personnel du MCS et sont stockées sur leurs ordinateurs personnels. Tous ces ordinateurs sont équipés de pare-feu et tous les fichiers contenant des informations personnelles sont protégés par un mot de passe.
Immédiatement après chaque événement, toutes les listes de skieurs qui ont été distribuées aux principaux bénévoles (points de contrôle, dortoirs, etc.) et à l’entrepreneur chargé de la sécurité sont détruites.
Procédons-nous à des transferts transfrontaliers d’informations personnelles ?
Le MCS est basé au Canada. Certains de nos fournisseurs de services peuvent accéder, traiter ou stocker vos informations personnelles en dehors du pays où nous sommes situés et où vous résidez, y compris au Canada et ailleurs. Nous stockons des données dans Google Drive, qui les stocke dans des serveurs situés dans le monde entier. Par conséquent, lorsque vos informations personnelles sont utilisées ou stockées dans une juridiction autre que celle où vous résidez, elles peuvent être soumises à la loi de cette juridiction étrangère, y compris toute loi autorisant ou exigeant la divulgation des informations au gouvernement, aux agences gouvernementales, aux tribunaux et aux forces de l’ordre de cette juridiction.
Vos droits :
En vertu de la loi québécoise, vous avez le droit de :
- d’accéder à vos renseignements personnels
- de demander la rectification de données inexactes ou incomplètes
- de retirer votre consentement en tout temps
- de demander la suppression de vos renseignements personnels (sous réserve des exceptions prévues par la loi)
- déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (CAI).
- Veuillez noter que dans certains cas, au moment de la collecte de vos informations personnelles, nous pouvons vous fournir des informations supplémentaires concernant le traitement de vos informations personnelles. Nous pouvons également, dans certaines circonstances, obtenir votre consentement spécifique à l’utilisation ou au partage de vos informations personnelles, y compris lorsque la loi l’exige.
Comment pouvez-vous accéder à vos données personnelles et les modifier ?
Les skieurs ne sont pas en mesure d’accéder aux bases de données pour consulter ou modifier eux-mêmes leurs données personnelles. Si vous souhaitez consulter les données, les modifier, si vous souhaitez que vos données soient supprimées d’une page publiée sur le site web, ou si vous avez des préoccupations, veuillez contacter le bureau.
Si vous vous êtes abonné à notre système de lettres d’information, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement figurant au bas de la lettre d’information ou en contactant notre bureau.
Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?
Nous conserverons vos informations personnelles pendant la période nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans la présente politique de confidentialité, à moins qu’une période de conservation plus longue ne soit autorisée ou requise à des fins commerciales ou par la loi. Lorsqu’elles ne seront plus nécessaires, vos informations personnelles seront détruites en toute sécurité ou rendues anonymes conformément aux exigences légales.
Modifications de la présente politique :
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter des changements juridiques ou opérationnels. La version mise à jour sera affichée sur notre site Web et sur les pages d’inscription avec la date d’entrée en vigueur.
Comment contacter le Marathon canadien de ski :
- Par courriel à info@skimarathon.ca
- Par téléphone au (819) 592-7866
- Par courrier postal à CP 1061, Montebello, QC, J0V 1L0
Politique du MCS en matière de cookies
Dernière mise à jour le 12 juillet 2025
La présente politique en matière de cookies explique comment le MCS utilise des cookies et des technologies similaires pour vous reconnaître lorsque vous visitez notre site web à l’adresse https://skimarathon.ca (« site web »). Elle explique ce que sont ces technologies et pourquoi nous les utilisons, ainsi que les droits dont vous disposez pour contrôler l’utilisation que nous en faisons. Dans certains cas, nous pouvons utiliser des cookies pour collecter des informations personnelles, ou ce qui devient des informations personnelles si nous les combinons avec d’autres informations.
Qu’est-ce qu’un cookie ?
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Les cookies définis par le propriétaire du site web (dans le cas présent, MCS) sont appelés « cookies de première partie ». Les cookies mis en place par des parties autres que le propriétaire du site web sont appelés « cookies de tiers ». Les cookies de tiers permettent de fournir des caractéristiques ou des fonctionnalités de tiers sur ou via le site web (par exemple, la publicité, le contenu interactif et l’analyse). Les parties qui installent ces cookies tiers peuvent reconnaître votre ordinateur lorsqu’il visite le site web en question et également lorsqu’il visite certains autres sites web.
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Comment puis-je contrôler les cookies dans mon navigateur ?
Comme les moyens de refuser les cookies par le biais des commandes de votre navigateur web varient d’un navigateur à l’autre, vous devriez consulter le menu d’aide de votre navigateur pour plus d’informations. Vous trouverez ci-dessous des informations sur la manière de gérer les cookies dans les navigateurs les plus courants :
En outre, la plupart des réseaux publicitaires vous offrent la possibilité de refuser la publicité ciblée. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, veuillez consulter le site suivant :
Qu’en est-il des autres technologies de suivi, comme les balises web ?
Les cookies ne sont pas le seul moyen de reconnaître ou de suivre les visiteurs d’un site web. Nous pouvons utiliser d’autres technologies similaires de temps à autre, comme les balises web (parfois appelées « pixels de suivi » ou « pixels invisibles »). Il s’agit de minuscules fichiers graphiques contenant un identifiant unique qui nous permet de savoir si quelqu’un a visité notre site web ou ouvert un courrier électronique les contenant. Cela nous permet, par exemple, de suivre les schémas de trafic des utilisateurs d’une page à l’autre d’un site web, de délivrer des cookies ou de communiquer avec eux, de comprendre si vous êtes arrivé sur le site web à partir d’une publicité en ligne affichée sur le site web d’un tiers, d’améliorer les performances du site et de mesurer le succès des campagnes de marketing par courrier électronique. Dans de nombreux cas, ces technologies dépendent des cookies pour fonctionner correctement, de sorte que le refus des cookies entravera leur fonctionnement.
Utilisez-vous des cookies Flash ou des objets locaux partagés ?
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Proposez-vous de la publicité ciblée ?
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